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Deutscher Volkshochschul-Verband

Wie kommen die Kursdaten eigentlich in den vhs-Kursfinder?

#insightKursfinder: Der vhs-Kursfinder enthält mehr als 230.000 Kursangebote von rund 500 Volkshochschulen. Hier können Bildungshungrige rund um die Uhr stöbern und direkt ihren Wunsch-Kurs finden. Auf welche Datenbank die Online-Suchmaschine zugreift und woher die Kursdaten kommen, erklären wir hier.

Die vhs-Kursfinder-Datenbank

KuferSQL, cmxOrganize, Lissy.net und VHS-IT - so heißen die Kursverwaltungsprogramme, die am häufigsten von den  vhs-Kursfinder-Volkshochschulen in Deutschland genutzt werden. Sie übertragen ihre Kursdaten über die Schnittstelle OpenVHS in die vhs-Kursfinder-Datenbank. Das geht ganz einfach und schnell: Die Kursdaten müssen nur einmal im Kursverwaltungsprogramm angelegt und gepflegt werden, dann ist ein manueller oder automatisierter Export in verschiedene Datenbanken möglich.

Automatisierter oder manueller Kurs-Export

Der regelmäßige, automatisierte Export der Kursdaten vom Kursverwaltungsprogramm in die vhs-Kursfinder-Datenbank ist die bevorzugte Einstellung der vhs-Kursfinder-Volkshochschulen. Änderungen in den Kursinformationen oder im Belegstatus werden so automatisch vom eigenen Kursverwaltungsprogramm in die vhs-Kursfinder-Datenbank übertragen und alle alten Daten überschrieben. Viele Volkshochschulen nutzen den täglichen automatisierten Export (z. B. nachts), sodass die Nutzer*innen des vhs-Kursfinders immer auf tagesaktuelle Daten zugreifen können. Der manuelle Export der Kursdaten kann zu Testzwecken genutzt werden.

Tipps für einen fehlerfreien Export

Wer die folgenden Empfehlungen beherzigt, kann die häufigsten Fehlerquellen beim Export der Kursdaten in die vhs-Kursfinder-Datenbank vermeiden:

  • Möglichst die aktuellste Version des Kursverwaltungsprogramms nutzen.
  • Aktuelles Semester für den Export auswählen.
  • Kurse mit einer gültigen DIE-Statistiknummer versehen.
  • Kurse zum Export in die vhs-Kursfinder-Datenbank "OpenVHS" markieren.
  • Datenübertragung nach Export überprüfen und nach Fehlermeldungen schauen.
  • Nach dem Export die Links zu den eigenen Kursen im vhs-Kursfinder per Stichprobe prüfen.

Fazit

Einmal richtig konfiguriert, ist der Export der Kursdaten aus dem Kursverwaltungsprogramm in die vhs-Kursfinder-Datenbank unkompliziert und komfortabel. Bei Fragen zur Konfiguration der Schnittstelle hilft der Technische Support gerne weiter.

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vhs-Kursfinder – Alle Informationen für Volkshochschulen

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Bildnachweise

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